船员管理模块：破解证书管理难题，解决船员动态难以追踪的困境

一、传统船员管理困境剖析：

在航运业的日常运营中，船员管理堪称一项核心且复杂的任务。传统的船员管理模式在长期实践中暴露出诸多棘手问题，这些问题犹如隐藏在暗处的礁石，时刻威胁着航运业务的平稳前行。

（一）档案证书管理繁杂无序

船员档案和证书管理工作，一直以来都是航运公司管理流程中的重点和难点。每一位船员都拥有种类繁多的证书，如适任证书、培训合格证、特殊培训合格证等 ，这些证书的有效期、适用范围、更新要求各有不同，使得管理工作变得极为复杂。举例来说，一位远洋货轮的船员，除了必备的适任证书外，可能还需要持有基本安全培训合格证、精通救生艇筏和救助艇培训合格证、高级消防培训合格证等多种证书，每种证书都有其特定的培训要求和有效期限制。在实际管理过程中，航运公司需要对大量船员的各类证书进行跟踪、更新和保管，稍有疏忽就可能导致证书过期或遗漏，给船员的任职和船舶的运营带来隐患。

（二）证书与生命周期脱节

船员证书的有效性与船员的职业生命周期紧密相连，但在传统管理模式下，二者却常常出现脱节的现象。船员在职业生涯中，会经历职务晋升、岗位变动、培训进修等多个阶段，这些变化都可能影响到其证书的有效性和适用性。例如，当一名船员从三副晋升为二副时，按照规定需要更换相应的适任证书。然而，由于管理流程的不顺畅或信息沟通的不及时，可能会出现船员已经晋升，但证书却未能及时更新的情况，导致船员在任职期间存在证书不符合要求的风险。

此外，船员证书的更新和再有效签注也需要与船员的培训和海上服务资历相匹配。在传统管理模式下，由于缺乏对船员培训和服务资历的实时跟踪和管理，很难确保船员在证书有效期届满前完成规定的培训和签注要求。这不仅会影响船员的职业发展，还可能导致船舶在运营过程中面临因船员证书问题而被海事管理机构处罚的风险。（三）船员动态难以追踪

在航运业务中，实时掌握船员动态、证书有效性及安全配员情况是确保船舶安全运营的关键。然而，传统的管理方式很难实现这一目标。船舶在航行过程中，船员的调配、休假、离职等情况随时可能发生，而公司总部往往难以及时获取这些信息。例如，当一艘船舶在海外港口停靠时，可能会因为突发情况需要临时更换船员，但由于信息传递不及时，公司无法及时了解船上船员的实际情况，导致调配工作出现延误或失误。

同样，对于船员证书的有效性，传统管理模式也难以做到实时监控。证书的有效期通常需要提前数月进行关注和准备更新手续，但在实际操作中，由于缺乏有效的提醒机制和信息化管理手段，公司可能会错过证书更新的最佳时机，导致船员持过期证书上岗，这在 PSC（港口国监督）/MLC（海事劳工公约）检查中是严重的违规行为，可能会导致船舶被滞留、罚款等严重后果。

二、互海通船员管理模块简介：

互海通船管软件的功能丰富且强大，其船员管理模块更是亮点纷呈。该模块下包含多个实用的子模块，如船员资料、简历更新、船员调配、船员出勤、离船申请、船员调令、船员事件、船员动态、船员考核、船员作息时间等。这些子模块相互协作，犹如精密的齿轮，共同推动着船员管理工作的高效运转，能够有效解决传统船员管理模式中存在的诸多难题，为航运企业实现精细化、智能化的船员管理提供了有力支持。

三、匹配子模块及功能详解：

（一）船员资料

在互海通的船员资料子模块中，当有新船员加入企业时，管理者可以将船员的基本信息，如姓名、性别、联系电话、身份ID、证书职位等详细录入系统 。同时，对于船员所拥有的各类证书信息，包括证书名称、证书编号、颁发机构、有效期、培训记录等，也能一并准确录入，全面涵盖适任证书、培训合格证、特殊培训合格证等不同类型证书。

在工作履历方面，系统支持记录船员过往任职的船舶名称、任职职位、上船时间、下船时间以及工作表现评价等内容，帮助企业全面了解船员的工作经历和能力。不仅如此，劳动合同、健康状况等重要信息也可在该模块中进行管理，构建起完整的船员全生命周期数字档案。

当需要查阅某位船员的信息时，只需输入相关关键字，如姓名或身份ID，就能快速定位到该船员的详细资料，实现信息的便捷查询与高效存储。

在维护船员信息时，系统会自动生成到期预警，比如当船员证书即将到期时，预警信息会及时显示在相关权限人员的 “工作台→待处理任务” 界面，提醒管理者提前安排证书更新事宜，有效保证船员信息的有效性，避免因证书过期而导致的一系列问题 。

（二）船员调配

在船员调配子模块中，航运企业可以根据船舶类型、航区、航行任务等因素，按照相关法规要求，在系统中轻松设置每艘船舶的最低安全配员标准，明确不同岗位所需的船员数量和资质要求。

当需要进行船员上下船操作时，管理者登录互海通 Web 端，依次点击进入 “船员管理→船员调配” 界面，选择相应的船舶，点击可调配的船员姓名下面的 “调配” 即可安排船员下船，点击 “上船” 则可调配新船员上船 。

在调配船员上船时，点击“上船”，跳出右侧弹窗，选择上船船员、职位，填写上船日期、上船当天出勤等相关信息（带 * 必填 / 必选），也可填写备注并上传相关附件，然后点击 “确定” 完成操作。

调配船员下船时，需选择下船日期、下船原因，填写下船当天出勤（天）以及下船港口，根据需要填写备注，可上传附件。若勾选 “存在接替船员”，则需要完善接替船员信息，最后点击 “确定” 。

系统会对整个调配流程进行严格监控，一旦发现有船员缺少必要的手续或证书，会立即进行异常提醒。在相关权限人员工作台待处理任务中会出现对应的提醒，如下图所示。

（三）船员动态

船员动态子模块如同一个全方位的 “船员信息跟踪器”，通过与其他子模块的数据交互，实现对船员动态的全面跟踪记录。当船员上下船时，系统会自动记录上下船时间，并将这一信息实时更新到船员动态模块中 。船员的历史工作情况，包括过往任职船舶的航行轨迹、所参与的航次任务、在船期间的工作表现等信息，也会被完整地集成展示在该模块中。此外，船员的考核结果也会在船员动态模块中同步呈现。管理者可以直观地看到每位船员在不同阶段的考核成绩、考核评价以及奖惩情况，对船员的工作能力和职业素养有更清晰的了解。

通过这些集成信息，船员经理能够随时生成完整的船员概况表，全面把控现有船员资源，快速了解每一位船员的状态，为后续的船员调配、培训计划制定等工作提供有力依据，大大提高工作效率。

四、实际应用案例展示：

（一）上海海一航运有限公司

上海海一航运有限公司作为一家拥有 27 艘散货船的内贸国企，在航运市场中一直积极探索高效的管理模式。在使用互海通船管软件之前，该公司的船员管理工作面临诸多挑战。船员档案和证书管理依靠人工操作，不仅效率低下，而且容易出现信息错误和证书过期的情况。在一次 PSC 检查中，由于未能及时更新部分船员的证书信息，导致船舶被检查出存在证书问题，险些被滞留，这给公司的运营带来了极大的风险和损失 。

为了解决这些问题，上海海一航运有限公司于 2019 年下半年开始引入互海通船管软件，并率先推行船员模块及库存采购模块，分两批船实施，在 2020 年上半年所有船全面使用全模块 。在船员资料管理方面，互海通系统为公司搭建了完整的船员数字化资料库，方便了信息的查阅与存储。通过船员调配子模块，公司能够根据船舶的实际需求，快速、准确地进行船员调配，同时系统会自动对船员的手续和证书进行检查，确保在船船员资料合法合规。在船员动态跟踪方面，公司可以实时掌握船员的上下船时间、历史工作情况、考核结果等信息，为船员管理提供了有力的数据支持。

使用互海通船管软件后，上海海一航运有限公司的船员管理效率得到了显著提升。以往需要耗费大量人力和时间的船员档案和证书管理工作，现在通过系统的自动化提醒和管理功能，大大减少了人为失误，证书过期的情况得到了有效杜绝。在 PSC 检查中，公司再也没有出现因船员证书问题而导致的检查不通过情况，船舶运营的安全性和合规性得到了有力保障 。同时，船员调配和动态管理的优化，使得公司能够更好地利用人力资源，提高了船舶的运营效率。据统计，使用互海通后，公司在船员管理方面节省了约 30% 的工作时间，整体运营成本也有所降低。

（二）上海开创远洋渔业有限公司

作为拥有 12 艘渔船的外贸国企，该公司于 2021 年同步启动安全管理体系建设与互海通船管软件落地，实现了管理体系数字化的创新突破。在船员管理方面，公司深度应用互海通船员管理模块，通过船员资料子模块实现船员档案的精细化管理，所有船员的基础信息、证书资质、工作履历等数据均实现数字化存储与动态更新，彻底改变了以往档案分散、查询不便的问题；借助船员考核与培训关联功能，将船员培训计划制定、培训实施、考核评估等全流程纳入系统管理，实现培训需求与船员职业发展、证书更新要求精准匹配，船员培训记录与考核结果实时同步至船员动态模块，便于管理者全面掌握船员素质提升情况。

通过与互海通系统的深度融合，公司船员管理的规范化、精细化水平显著提升，船员培训的针对性与实效性大幅增强，船员整体素质得到稳步提升。

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